Gestionar y mantener limpia la base de datos en Pardot (Marketing Cloud Account Engagement) es crucial para maximizar la efectividad de tus campañas de marketing y garantizar que tu equipo de ventas trabaje con datos precisos y actualizados. Una base de datos bien mantenida no solo mejora la entrega de correos electrónicos, sino que también optimiza la segmentación y personalización de las comunicaciones.
En este post profundizamos en cómo gestionar y limpiar tu base de datos de Pardot para mantenerla siempre en las mejores condiciones.
¿Por qué es importante tener una base de batos limpia en Pardot?
Existen varias razones por las que es necesario mantener la salud y el tamaño de tu base de datos en Pardot:
- No llegar al límite de prospectos: Con el tiempo, alcanzarás el límite de tu base de datos enviable; y, si no quieres aumentarlo pagando un extra o licencia mayor, tendrás que hacer la tarea de limpieza para mantenerte el tamaño de bbdd que permite tu licencia.
- Mejorar la entregabilidad y tasa de apertura: Es probable que haya prospectos en tu base de datos con direcciones de correo incorrectas que rebotan cuando les llega un envío. Enviar repetidamente correos a estas direcciones daña tu reputación como remitente, lo que afecta la capacidad de tus correos para llegar a la bandeja de entrada de los destinatarios.
- Evitar informes sesgados: Tener muchos usuarios inactivos o direcciones de correo incorrectas afectará a las métricas y las comparativas no serán significativas.
Mejores prácticas para mantener una base de datos saludable en Pardot
Estandariza los campos de los formularios
La forma más sencilla de mantener una base de datos saludable es configurando formularios que recojan datos de manera estándar. Para ello, deberemos:
- Evitar entradas de texto libre: No uses simplemente campos de texto, siempre que sea posible utiliza respuestas predefinidas para que los usuarios seleccionen entre ellas. Esto garantizará que no haya respuestas erróneas proporcionadas solo para acceder a los recursos y permitirá filtrar la base de datos de una forma más estandarizada.
- Usa formatos de datos en los campos: Asegúrate de que las respuestas cumplan con las reglas de ese campo, como ser una dirección de correo válida, que el campo teléfono incluya solo números…
Gestiona prospectos inactivos
Si un prospecto lleva tiempo en tu base de datos pero no ha interactuado recientemente, deberías intentar reactivarlo o clasificarlo como ‘inactivo’.
- Reactivación con Engagement Studio: Filtra los usuarios que no hayan interactuado con tus campañas de marketing en un período de tiempo determinado, para que reciban un email con el objetivo de que confirmen que aún desean recibir correos electrónicos o de invitarles a visitar tu sitio web o a descargar un recurso.
- Elimina los prospectos que siguen inactivos. Aquellos que no respondan a tus intentos de «activación» puedes enviarlos a la papelera, tal y como te contamos en el siguiente punto.
Envía prospectos a la papelera de reciclaje
Los elementos que se incluyen en la papelera de reciclaje no cuentan en los límites de uso y además, en el caso de los prospectos no se eliminan para siempre, permanecen en la papelera y pueden ser recuperados.
- Eliminar prospectos manualmente: Puedes mover prospectos a la papelera de reciclaje manualmente navegando al registro individual del prospecto y haciendo clic en ‘Eliminar’, o creando una lista de prospectos a eliminar y utilizando las acciones de la tabla para eliminarlos en masa.
Realiza una auditoría trimestral
Las auditorías regulares son la mejor manera de mantenerte al tanto de los límites de uso, errores de sincronización, inexactitudes en los informes y mucho más. Una auditoría trimestral te permitirá conocer el tamaño y la salud de tu base de datos mucho antes de que se convierta en un gran problema.
Eliminar datos duplicados
Los duplicados no solo inflan tu base de datos, sino que también pueden causar confusión y errores en la segmentación y análisis de datos. Utiliza las herramientas de deduplicación de Pardot para fusionar registros similares y eliminar duplicados. Te contamos más en nuestro post «Cómo identificar y eliminar duplicados en Salesforce».
- Herramientas de deduplicación: Pardot ofrece funciones para identificar y fusionar contactos duplicados. Configura estas reglas según tus necesidades.
- Revisión manual: Realiza una revisión manual de los duplicados identificados para asegurarte de que se están combinando correctamente.
Actualiza y completa la información de los prospectos
Asegúrate de que la información de tus prospectos esté siempre completa y actualizada. Campos incompletos o desactualizados pueden llevar a errores en la segmentación y afectar la personalización de tus campañas.
- Enriquece los datos: Utiliza integraciones con otras herramientas de CRM para enriquecer la información de tus prospectos con datos adicionales.
- Automatiza la actualización: Configura automatizaciones en Pardot para actualizar información de prospectos basada en interacciones recientes o cambios en tu CRM.
Gestiona las preferencias de los usuarios
Respeta las preferencias de comunicación de tus prospectos y asegúrate de cumplir con las normativas de privacidad, como GDPR o CAN-SPAM.
- Actualiza preferencias de suscripción: Permite que los prospectos actualicen sus preferencias de comunicación en cualquier momento.
- Configura listas de exclusión: Mantén listas de exclusión actualizadas para evitar enviar correos a aquellos que han optado por no recibir tus comunicaciones.
Automatiza la limpieza de la Base de Datos
Utiliza las capacidades de automatización de Pardot para mantener tu base de datos limpia de manera continua.
- Reglas de automatización: Configura reglas para marcar como inactivos a los prospectos que no han interactuado en un periodo determinado.
- Procesos automáticos de deduplicación: Automatiza la identificación y fusión de contactos duplicados.
En MarketiNet te ayudamos a gestionar y limpiar tu base de datos de Pardot
Mantener una base de datos limpia y actualizada en Pardot es esencial para el éxito de tus campañas de marketing y para optimizar el trabajo de tu equipo de ventas. Siguiendo estas mejores prácticas, podrás limpiar regularmente tu base de datos en Pardot y tener una visión confiable de la verdadera salud de tus listas de prospectos. Al contactar solo a prospectos activos, lograrás tasas de entregabilidad y de interacción más altas, evitando al mismo tiempo los dolores de cabeza y costos asociados con alcanzar los límites de datos.
Para obtener soporte en este proceso, ponte en contacto con nuestro equipo: somos consultores especializados en Marketing Cloud y Pardot que trabajan con la plataforma día tras día. ¡Estamos aquí para ayudarte a maximizar el potencial de tu base de datos!
