Una Data Extension no es más que una tabla con campos, en la que puedes almacenar información de tus contactos, datos relacionados con este proceso o cualquier tabla auxiliar que quieras utilizar (no tiene por qué estar directamente relacionada con tus contactos).
Estos datos pueden utilizarse para hacer envíos, segmentaciones, incorporar información en una plantilla de email o CloudPage, hacer consultas, etc.
Los datos pueden entrar por diferentes vías: importación, Automation Studio, web Collect, SQL Query, API o una Cloud Page. Estas tablas pueden usarse tanto en Contact Builder como en Email Studio, aunque los permisos, el uso compartido y otras funcionalidades pertenecen a Email Studio.
Tipos de Data Extensions
Principalmente hay tres tipos:
- Estándar: son las que hemos comentado hasta ahora, tablas con campos en las que se cargan determinados datos.
- Filtradas: son tablas que se crean mediante los filtros que aplicas sobre las estándares. Imagina que tienes una estándar con el campo país, pero quieres mandar una comunicación solo a España. Usarías una filtrada con country=Spain (por ejemplo) para sacar y filtrar los datos que necesitas.
- Aleatorias: dada una estándar, puedes crear tablas aleatorias con un porcentaje de registros de esa tabla estándar.
A su vez, hay otra subclasificación que tienen las Data Extension, en función de si quiere enviar emails a sus registros o no:
- Sendable o no: dependiendo de si lo marcas o no, te aparecerá (o no) esa Data Extension para ser enviada o añadirla a un Journey para envío. NOTA: siempre que crees una sendable Data Extension, incluye un campo email tipo «emailaddress”. Ese campo será el que coja Marketing Cloud a la hora de hacer el envío.
- Testable: si lo marcas para test, podrás hacer tests con ella. Y en caso contrario, no será posible.
Shared Data Extension
Como su nombre indica, son las que están compartidas con otras unidades de negocio o Business Units. Aparecerán siempre en su carpeta correspondiente.
Conclusión: las Data Extension serán elementos recurrentes que tendrás que utilizar en tu Marketing Cloud. La mayoría de los sistemas hacen un uso intensivo de ellas para tener a sus contactos, manejar información adicional, personalizar mensajes, guardar resultados de consultas o informes y un largo etcétera. Es una de las partes más potentes e importantes de Marketing Cloud y no muchas herramientas lo tienen.
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