La sincronización de Pardot y SalesForce es una de las partes que suelen resultar más complejas de entender para las áreas de marketing, que al fin y al cabo son los usuarios principales de Pardot.
En este artículo, vamos a explicar su funcionalidad básica, la cual es importante que podáis entender.
Cómo funciona la sincronización
Expliquemos la secuencia, un usuario entra en tu web, hace click en un Call to Action donde ofreces un eBook de Marketing Automation y llega a una landing donde hay un formulario y lo rellena. Ese registro entra en PARDOT y se graba como un PROSPECTO.
Una vez que Pardot lo cualifica, bien por un proceso automatizado o bien manual, se le asigna ese prospecto a un usuario, grupo de usuario o una cola. Esta es la condición para que se cree un nuevo lead en SalesForce. Posteriormente, cualquier cambio sobre ese lead en SalesForce alimentará de información al mismo en Pardot: si se le asigna una campaña, si avanza en el proceso de conversión, si se convierte en contacto, oportunidad, etc.
Este sería el proceso resumido de un nuevo lead (cuando previamente este no se encuentra en el sistema).
Pero antes de crear este lead, la sincronización, hará una indagación en el sistema, ¿existe ya este prospecto? Siempre que se añade un prospecto, como hemos comentado previamente por un formulario, por una importación, etc. Este se revisará primeramente si existe vía CRM ID y email. La secuencia de decisión que seguirá Pardot es la siguiente:
Configuración de la sincronización
Para establecer esta configuración debe instalar el AppExchange de Pardot, de esto hay manuales en SalesForce muy extensos y normalmente esta labor la realizará un administrador en perfecta coordinación (o eso sería de esperar) con Marketing y Negocio. Una vez establecida esta configuración y sincronización, verás cómo se sincronizan ambas soluciones por cada objeto.
Leads, Contacts, y Person Accounts
Los Leads y contactos se sincronizan de forma bidireccional con los prospectos en Pardot. Pardot utilizará siempre el CRM-ID para esta sincronización y es necesario que el prospecto tenga un email.
Para tener la mejor calidad de datos, debes establecer qué información prevalece para cada campo, las opciones que te da en caso de tener información ambos campos, pero no coincidente:
- Prevalece Pardot
- Prevalece Salesforce
- O el dato actualizado más recientemente prevalece
Según tengas la configuración de sincronización, puedes permitir que cada vez que se cree un lead, organización o contacto éste se cree en Pardot. Esto también lo puedes hacer de forma filtrada con la opción Marketing Data Sharing que veremos en otro artículo.
Accounts u organizaciones
Una de las opciones interesantes de Pardot al tener información de SalesForce es que puede leer las variables de las Accounts de SalesForce y con ello realizar interesantes segmentaciones para aumentar la eficacia de las acciones de marketing que se realicen desde Pardot. Estas organizaciones se actualizan automáticamente siempre que estén relacionadas con un contacto sincronizado entre ambas soluciones, de todas formas, ten en cuenta que SalesForce siempre será la información prevalente para organizaciones frente a Pardot.
Oportunidades
Igualmente a accounts, Pardot puede acceder a la información en SalesForce respecto a las oportunidades y luego puede ser utilizada para realizar segmentaciones más precisas y hacer cálculos de ROI para los informes, de esta manera se puede analizar correctamente el retorno que tenemos de cada campañas realizada a través de Pardot o cuentas vinculadas con él (como puede ser campañas en Google Ads). La información que prevalece en este caso también es la que viene de SalesForce.
Campañas
Desde Pardot se pueden ver las campañas de SalesForce y se pueden añadir prospectos a estas campañas para identificarlos y luego analizar dicha campaña.
Siempre hay una pequeña confusión por la existencia de las campañas de Pardot de forma independiente, éstas son el primer punto de contacto de un prospecto. Digamos que una campaña de Pardot es similar al típico origen «source” de un prospecto, mientras que una campaña de SalesForce puede tener diferentes momentos en los que te relacionan con ella, tu origen puede haber sido una campaña de captación a través de un ebook, pero luego la campaña que te ha convertido en cliente puede ser una campaña de SalesForce en la que has tenido varios impactos durante un periodo de tiempo.
Custom Objects u objetos personalizados
Los objetos que tenemos por defecto en Pardot son: leads y contactos, cuentas u organizaciones y oportunidades, pero una de las grandísimas ventajas de Pardot es que puedes sincronizar Custom Objects de Salesforce, lo que te permite adaptar Pardot al máximo a tus necesidades específicas.
En estos casos puedes relacionar custom objects con los objetos de Pardot:prospectos, organizaciones, oportunidades y siempre el Master Data será SalesForce. Imagina relacionar tabla de productos con Accounts para poder hacer envíos de cross-selling y up-selling. Hoy en día solo tiene acceso a este tema la licencia Advanced, la plus con un coste adicional.
¿Cuándo se actualizan o sincronizan los registros?
En un intervalo de 2-4 minutos se realiza cada sincronización. Para que esta se realice tiene que haber unos desencadenantes:
- envío de un formulario
- una suscripción de email o baja
- una importación
- una actualización de un campo de prospecto
- actualización de campaña
- asignación de un usuario a un prospecto
- sincronización manual
- si se añaden prospectos a una campaña
- actualización del status de un prospecto a una campaña
Conclusión
Como habrás podido ver, la sincronización entre Pardot y Salesforce no es del todo sencilla, pero es muy importante entenderla bien para tener todo bajo control y así evitar errores de sincronización entre Pardot y Salesforce
