Como ya hemos mencionado en artículos anteriores, una solución que se utiliza mucho es la integración del posiblemente mejor CRM que existe, Salesforce, con la mejor herramienta de Inbound Marketing, HubSpot.
Gracias a su sistema de integración, Hubspot lo pone muy fácil para sincronizar toda la información entre ambas herramientas, además, la posibilidad de ver insights de Hubspot en SalesForce hace que la información para la captación de clientes se enriquezca.
En resumen, si ya trabajas con SalesForce y quieres integrar Hubspot para tu equipo de marketing, eso es posible de una forma fácil y sencilla. Además, tu equipo dispondrá de una herramienta espectacular para desarrollar ese Inbound y generar leads cualificados para tu equipo de ventas.
HubSpot para Inbound Marketing y Salesforce para vender
Cuando tienes a todo el equipo de ventas en SalesForce lo que siempre se desea es poder gestionar todo de esta herramienta. Es ahora cuando está disponible una herramienta que ofrece «todo en uno». HubSpot es esta opción, porque incluso puedes gestionar tu web a través de su COS. Además, si quieres tener una doble analítca con Analytics poco más necesitas fuera de su entorno que no sea integrar terceras soluciones: gotowebinar, slack, semrush, wistia y un largísimo etcétera.
Por otro lado, lo importante, después de un esfuerzo tan grande para tener ambas plataformas, es poder mantener una base de datos única. Eso es perfectamente posible, eso sí, siempre hay que hacer esto de forma analizada y bien pensada para luego no tener sorpresas en los trasvases de registros de un lado a otro y la sincronización de cada campo.
La integración permite que todo esto funcione perfectamente, pero hay varios puntos a tener en cuenta.
En HubSpot sólo hay contactos, en SalesForce lead y contacto
En HubSpot cuando se graba un lead por un formulario o bien subimos un fichero con registros, se crea un contacto. Este contacto irá evolucionando en la escalera del Inbound hasta (ojalá) llegar a cliente.
Este estado se denomina en Hubspot: Lifecycle Stage.
En SalesForce un contacto nuevo se denomina lead y es un objeto independiente de un contacto. En SalesForce cuando ya un lead está cualificado para la venta, se crea como contacto y se le relaciona con una «Account” que viene a ser una empresa u organización.
La integración más común
Lo más normal es que un nuevo lead en HubSpot, se sincronice con SalesForce, este lead puede estar ya en SalesForce o no. Si lo está se intercambiarán datos en los campos relacionados, si así está configurado. Las opciones para sincronizar datos son 4:
Si no está en Salesforce, se puede determinar con una inclusión list, cuando pasará a SalesForce (seguramente no quieres que uno que se suscribe simplemente al blog, entre ya en SalesForce).
Si un lead que está en SalesForce pasa a contacto y finalmente se cierra una oportunidad pasando a cliente, se sincronizará con HubSpot y tendrá en HubSpot el estatus de Customer.
Lo más habitual es sincronizar los contactos, pero también se suelen sincronizar las Accounts, que en HubSpot se denominan Companies y las Opportunities que en HubSpot se denominan Deals.
Cuidado con las sorpresas en la sincronización
Hay que tener cuidado con las sincronizaciones, muchas veces hemos visto cargas masivas en HubSpot para un envío y esto provoca un incremento de costes tanto en HubSpot como SalesForce por el incremento de registros. Y viceversa, sincronizar HubSpot y cargar todos los leads y contactos de SalesForce en HubSpot. Cuidado con estas sincronizaciones, desde HubSpot puedes controlar todos los aspectos determinando cuando un contacto pasa a SalesForce y qué queremos que en HubSpot se cargue de SalesForce.
Un gráfico, como éste de un proyecto que desarrollamos para un cliente puede ser muy clarificador:
Cuándo necesitas ayuda en una integración HubSpot-Salesforce
Si realizas la instalación con los valores por defecto, no siempre el resultado es el que realmente necesitas.
Custom Mapping
Casi todas las instalaciones que hemos hecho, por no decir todas, requiere la creación de campos en ambos lados, determinados campos de HubSpot que interesa en SalesForce, con lo que tendrás que crear custom fields en SalesForce y viceversa.
De esta formas, enriquecerás las posibilidades de automation en HubSpot y la información en SalesForce.
Las dos decisiones que deberás tomar, una vez sincronizados los campos, es la forma de actualizarse (como hemos visto anteriormente) y cuando son campos con listas cerradas (dropdowns o listas desplegables) es importante el crear los campos exactamente iguales en ambas partes, si no, tendrás problemas de sincronización.
Lógicamente cada campo tiene que ser igual a nivel de tipo de campo y la validación por ambas partes debe ser coincidente.
Por otro lado, si tienes algún campo requerido para la creación de un lead o contacto en SalesForce, deberás tenerlo en cuenta para crearlo (si no existe ya) en HubSpot.
Inclusion Lists o lista de inclusión
Cuando haces Inbound, el número de leads que puedes generar es enorme, muchos son leads muy poco cualificados: persona que sólo quieren recibir tu newsletter o novedades del blog, descargarse un material pero no son target, etc.
Lo importante es crear formularios que te digan también información relevante para el score del lead, y sumando su actividad a estos datos, irás determinando cuándo es un lead interesante para pasarlo a SalesForce y el equipo de ventas, es lo que se denomina la inclusión list. Muchas veces se estable en el nivel SQL (Sales qualified lead) y así no incluyes en SalesForce información no relevante. Cada caso es diferente, pero este es el más habitual que se suele encontrar, la diferencia está sobre todo en cuándo y con qué variables determinas esa cualificación.
Normalmente se marca como SQL o superior, pongamos por ejemplo un formulario de solicitud de información de un producto, en ese caso lo normal es que sea directamente SQL u Opportunity y pase automáticamente a SalesForce.
Finalmente, el último consejo, monitoriza esta integración
Es muy importante poner un ojo en ambos lados de la integración al comienzo, y después también, pero ya con menos «intensidad”. Una información relevante, te la dará tu equipo de ventas comentándote si los leads que llegan tienen suficiente cualificación o no, si les falta alguna información adicional, etc.
Una herramienta muy útil es el reporte que tiene HubSpot de las sincronizaciones, dentro de la integración hay una pestaña que se llama «Sync erros” y ahí viene cualquier incidencia que está encontrando al pasar datos de un lado a otro, si todo está ok como en esta imagen, lo has hecho perfecto.
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