En este artículo vamos a tratar varios temas respecto a la definición, creación y gestión de campañas entre Account Engagement/Pardot y Salesforce. Partimos de la base que tienes conectadas las campañas con Salesforce para gestionarlas desde ahí.
Si no las tuvieras conectadas, puedes seguir las instrucciones que vienen en la ayuda de Salesforce para realizar esta conexión (es bastante sencillo, sobre todo, si no tienes muchas campañas ya en Account Engagement/Pardot). Instrucciones. https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.campaigns_pardot_alignment_parent.htm&type=5
Verás que las ventajas de gestionar las campañas desde Salesforce son importantes:
- Los nuevos desarrollos del objeto campaña se basarán en el modelo de Salesforce
- Tener una relación 1:1 entre la campaña en SF y en Account Engagement/Pardot
- Gestionar en un solo sitio las campañas y usar un concepto más claro de campaña que el que tenía Account Engagement/Pardot (únicamente era como un repositorio de elementos asignados y leads entrados como primero contacto)
- Y poder tener un análisis de contacto múltiple por campañas, como mencionábamos en Account Engagement/Pardot es «First touch” y en SF puede tener también «Last Touch Model”, «Even Distribution Model” o incluso crear uno personalizado (no todas las licencias tienen estos modelos de atribución). Esto permite tener un análisis mucho más preciso y profundo de dónde nos viene nuestro ROI.
- Creación de jerarquía de campañas
- Coordinación de información marketing-ventas
- Infinita información de la influencia de las campañas de Account Engagement/Pardot de nuestros contactos, leads, oportunidades, organizaciones a través de objetos lightning, reportes, related list, dasbhoards, etc.
En pocas palabras, nos permitirá saber de dónde nos viene nuestra rentabilidad y por conclusión, dónde nos es más rentable hacer acciones de marketing.
La tipología de Campañas (Tipos y Record Types)
Ya hemos llegado a la conclusión de que nos conviene tener las campañas centralizadas en Salesforce, ahora viene el siguiente paso, ¿nos vale el objeto genérico o master de Campaña?
Sobre esto veréis infinidad de versiones, pero, por un lado, recomendamos hacer caso al propio Salesforce, el cual considera que no debemos mantener solo el Master y sincronizar todas las campañas con Account Engagement/Pardot, mencionar que Account Engagement/Pardot da la opción a seleccionar los record types que quieres que se sincronicen, y en muchas empresas, el equipo de ventas usa esas campañas para sus propios procesos que poco o nada pueden tener que ver con Account Engagement/Pardot.
Por lo tanto, al menos nos vendrá muy bien tener un record type adicional dedicado a Account Engagement/Pardot para filtrar esa sincronización.
Si tienes más complejidad en tus campañas, muchas veces también se crea un record type para las campañas Parent y otro para las Child, y en algunos casos en los que se utilizan campañas muy intensivamente o quiere personalizar mucho ese tipo de campañas, se crea un record type específico (por ejemplo, para webinars, que serviría también como plantilla para normalizar datos y procesos). Es importante normalizar las campañas para poder luego sacar informes y conclusiones de forma correcta.
Respecto a la mecánica para poder normalizar las estructuras de las campañas y sus estados o status, hay 3 vías principales para hacerlo:
- Plantillas: lo mostramos en este artículo
- Record types: crearíamos por cada tipo de campaña que tenemos
- Process builder: en función del tipo de campaña creado, automáticamente añadirá los status establecidos.
En cualquier caso, nosotros creemos que, con una buena gestión de normalización de nombres de campañas, jerarquías y tipos, es suficiente. Pero como decíamos antes, todo dependerá de tu modelo y dimensión de negocio.
NOTA. Una cosa es un record type (que es una plantilla diferente para diferentes tipologías de campañas), y otra cosa es el campo Type, que define el tipo de campaña que es en un campo sin más y que ya viene creado en SF y con unos valores por defecto. Tendrás que crear nuevos según tu actividad, porque no están hechos exactamente para la tipología de campañas de Account Engagement/Pardot.
Respecto al campo Type, no añadamos ahí una infinidad de opciones, eso hará más difícil la gestión y análisis, y como recomendación, si creáis un record type para las campañas que sí se sincronizan con Account Engagement/Pardot, podéis filtrar por los tipos de campañas que específicamente se usan en Account Engagement/Pardot y así simplificar la gestión a los usuarios.
Yendo a lo concreto, vamos a ver que las opciones de campañas puedes ser pocas (algunos clientes solo hacen emails), o muchas, los hay que tienen una gran diversidad de campañas, algunas opciones pueden ser:
- Campaña de Email
- Newsletter
- Webinar
- Eventos
- Blog/Web
- Promociones
- Lanzamientos
- Ferias
- Campañas PPC
- Etc.
Creación de status por campañas
Un tema crucial e importante es definir los status o stages que tendrá cada tipo de campaña.
Estos no son más que fases o interacciones que tienen nuestros leads o contactos durante la campaña y lo recomendable, es crearlos ad-hoc para cada tipo de campaña, los estándar son:
Pero no se adaptan a la mayoría de tipologías, cada caso puede tener unos estados o stages diferentes, por ejemplo:
Un envío de email:
Enviado -> Abierto -> Click
Webinar:
Invitado -> Aceptada -> Asiste -> No asiste -> Asiste on-line
Descarga de un recurso:
Enviado -> Abierto -> Click -> Descarga
Etc.
NOTA: es muy importante definir una nomenclatura para mantener un orden correcto y luego poder realizar informes.
TIP: Lo más recomendable es hacer unas «plantillas” de cada tipología con los status ya creados y siempre utilizar estas plantillas como origen.
Como hemos comentado previamente, la creación de estas campañas y sus estados, puede realizarse de varias formas: manualmente y por cada campaña (no aconsejable porque es casi seguro que perderás consistencia y normalización), plantillas (sencillo, pero hay que seguir siempre el proceso), record types y sistemas automáticos de creación de estados por process builder (en función del valor elegido en el campo TYPE).
En este artículo, vamos a explicar el proceso sencillo a través de plantillas, que si se sigue el protocolo de creación, es sencillo y fácil de mantener.
Crear plantillas de campañas
Para crear plantillas es sencillo, si haces uso de webinars, haz una plantilla con un nombre claro tipo Webinar Template y documenta para el equipo que siempre debe hacerse una copia de esta plantilla para crear una nueva campaña de Webinar.
Añade en esta plantilla, los estados que quieres para un webinar. Para esto debes tener añadida la related list de Stages en tu página de campañas, y tener acceso a gestionar campañas (en caso de no tener ambas cosas, un administrador de SF en tu empresa deberá activártelo y darte permisos).
En este vídeo tienes descrita de forma sencilla, la creación de una plantilla de Webinar
Cómo clonar campañas correctamente
Cuidado con este tema, por defecto, tendrás la opción «Copy” visible, pero esto no te copia los status que hayas creado en la plantilla, para eso, necesitas tener habilitado el botón de «Clone with related» que te permite no solo copiar la ficha de la campaña, sino todos sus datos relacionados, en este caso, queremos copiar los stages.
Si no tienes habilitada esta opción y tienes permisos de administración o bien quieres que tu administrador pueda ver claramente que necesitas, aquí tienes este vídeo de cómo añadir el mencionado botón y cómo clonar después una campaña.
Un extra final. Opción «Responded» en un status
Cuando creas un estado para una campaña, tienes una opción para marcar que se llama «Responded», es un campo que siempre genera confusión.
Es una opción que puede estar en un estado o varios, su uso es para determinar, cuándo una interacción debe ser considerada como diríamos «éxito» en la campaña. En un campaña para que se descarguen un recurso, puede ser la propia descarga, en una conferencia, podrían ser 2, que asista presencialmente u online (si tienes ambos formatos).
Esto además tiene alguna implicación más, los leads/contactos que tienen marcado algún status «responded» son considerados como influencia en las oportunidades.
Aquí hemos podido ver cómo definir campañas y sus tipos, en futuros artículos afrontaremos otros aspectos de las campañas, este tema es crucial a nivel de negocio y para sacar el máximo partido a Account Engagement/Pardot:
