Los workflows en Hubspot tienen un papel protagonista y aseguran que las automatizaciones de ventas y marketing están funcionando de forma óptima. Aunque existen muchas posibilidades en cuanto a la creación de workflows en Hubspot, vamos a recopilar en este artículo algunos de los más utilizados.
Pero antes vamos a enumerar brevemente cuáles son las mejores prácticas en cuanto a la creación de workflows en Hubspot se refiere:
1. Asegúrate de que los workflows basados en propietarios de contactos estén agrupados en equipos de Hubspot. En ocasiones tendrás la necesidad de crear workflows que involucran a distintos propietarios de contactos (del equipo de ventas, del equipo de marketing, etc…). Para evitar editarlo cada vez que alguien deja o se une a un equipo, puedes usar la función de equipos de Hubspot para agrupar usuarios en sus respectivos equipos.
Puedes crear equipos en la pestaña de Configuración de Hubspot > Usuarios y equipos > Equipos.
Además, es aconsejable que cuando alguien se une o deja el equipo, se debe tener una tarea automatizada para agregarlo al equipo que le corresponda. De esta manera no tendrás que estar actualizando los equipos a cada cambio.
2. Ten en cuenta los trigger de reinscripción y combinación de inscripción de flujos de trabajo de Hubspot. Los disparadores de reinscripción en Hubspot son cruciales cuando necesitas que un contacto pase por un flujo de trabajo varias veces. Pero no todos los trigger son adecuados para volver a inscribirse.
Los trigger de reinscripción son útiles cuando se necesita ejecutar ciertos flujos de trabajo globales para la empresa, independientemente de si un cliente potencial está en el sistema o no. Por ejemplo, para notificar cada vez que un cliente potencial con una puntuación de más de 50 complete un formulario determinado.
3. Mantén un registro de los workflows activos para identificarlos rápidamente. Lo primero de todo es estandarizarlos y comenzar a registrar lo que hace cada uno de ellos. Esto nos va a ayudar a identificar, por ejemplo, los workflows que tenemos duplicados y poder fusionarlos fácilmente.
4 modelos de workflow que todo equipo de ventas necesita crear en Hubspot para ser más productivo.
1. Configura una alerta automática par tus comerciales cada vez que llega un cliente potencial cualificado.
En primer lugar, determina qué es para tu compañía un cliente potencial cualificado. Quizá sea alguien que tiene un score alto y rellenó un formulario o un contacto con un perfil determinado (por ejemplo, un directivo) que ha visitado páginas específicas de tu web, etc… En el momento en que el lead es cualificado para la venta, debes crear un canal dedicado para ellos e incluir a los managers de ventas al mismo. De esta manera, recibirán una notificación instantánea cuando entre un nuevo lead cualificado para la venta. Trata de mantener un canal solo para estas notificaciones entrantes y usa otro separado para tratar la venta.
2. Origen del lead conocido a un workflow custom deal lead source.
Este workflow ayuda en la labor de construir dashboards dinámicos complicados. Si estás familiarizado con la herramienta de informes de Hubspot, sabrás que no todos los informes se pueden modificar dinámicamente con los filtros con los que cuenta. Por eso, puede ser buena idea crear la fuente principal del contacto o los UTMs asociados como propiedades duplicadas para todos los deals.
3. Crear alertas vía SMS cada vez que alguien re-visita alguna página importante de nuestra web.
Este workflow es efectivo para captar clientes potenciales que visitan alguna página importante como, por ejemplo, nuestras tarifas. Para poder enviar este SMS primero hay que asegurarse de que nuestro marcador está integrado con la herramienta de workflows de Hubspot. La forma de configurar este workflow es bastante sencilla:
- El trigger que vamos a utilizar es la visita a determinadas páginas de nuestra web.
- En cuanto a la acción utilizaremos el desencadenante de envío de SMS para mandar un mensaje al contact owner. Si el lead no tiene asignad un contacto owner, aplicaremos una acción previa para asignarlo.
4. Asigna tareas a los leads con los que el equipo de ventas no se ha podido poner en contacto.
Las tareas de Hubspot pueden ser cruciales para el equipo de ventas cuando se implementan correctamente. Lo primero que se debe hacer es crear una cola de tareas dedicadas que llene todas las tareas que provengan del workflow. El trigger que inicia este workflow suele ser la disposición del cliente potencial, algo del tipo: «Intento de contacto 1 sin respuesta”. Para ello, se pueden crear, por ejemplo, tareas de contacto para el día siguiente.
Si te ha interesado este artículo, te invitamos a que eches un vistazo a algunos de nuestros post anteriores:
- ¿Cómo agendar citas y reuniones con HubSpot?
- Principales ventajas del conector de Supermetrics para Hubspot
