Tal como hemos comentado en otro de nuestros artículos, si somos usuarios de Mailchimp, lo más recomendable para gestionar de un modo más optimizado nuestros contactos sería contar con una única audiencia y crear segmentos, así como utilizar etiquetas y/o grupos para organizarlos en función de nuestras necesidades.
En nuestro artículo ¿Crear una única audiencia o varias en nuestra cuenta de Mailchimp? te explicamos las ventajas de trabajar con una única audiencia en Mailchimp, por lo que en el caso de que trabajes con varias y hayas decidido a unirlas en una, te indicamos cómo puedes hacerlo.
Antes de combinar audiencias
Primero de todo, debemos de tener en cuenta que, a la hora de fusionar dos audiencias, no vamos a poder conservar todos los datos, como por ejemplo los datos de interacción en las campañas ya enviadas (las tasas de clics y aperturas), la valoración del suscriptor, las fechas de suscripción o la fuente de suscripción.
Si hemos utilizado algunas de las audiencias en una campaña o en una automatización recientemente, hemos de esperar al menos 7 días para poder realizar la fusión.
Además, sea cual sea el método de combinación que utilicemos, siempre recomendamos exportar los datos de las audiencias que deseemos fusionar como medida preventiva y así guardar el mayor número de datos de ambas (tanto de la principal como de la secundaria), por si alguno de ellos se quedara por el camino durante la fusión.
Debemos revisar si en la audiencia principal en la que vamos a combinar la audiencia secundaria tenemos alguna automatización activada, por ejemplo de bienvenida. En caso de ser así, antes de proceder a la combinación deberemos desactivarla, o el email de bienvenida se lanzará de forma automática a todos los nuevos contactos trasladados a esa audiencia. Una vez combinadas ambas audiencias, podemos volver a activarla de nuevo.
¡Importante! no debemos de tener contactos duplicados en nuestras audiencias, pero de ser así, los datos del contacto duplicado en la audiencia principal se actualizarán con los datos de la audiencia secundaria que hayamos combinado.
Fusionar dos audiencias
Para fusionar dos audiencias en una única, podemos hacerlo de 2 formas:
- Utilizando la función de Combinar audiencias de Mailchimp.
- Exportando los datos de una audiencia e importándolos en una única audiencia.
Función Combinar audiencias de Mailchimp
Si utilizamos esta opción, debemos de saber que la misma solo incorporará a la audiencia principal los contactos que aparezcan con el campo Estado como «Suscrito”.
Al igual que otros datos que hemos comentado, esta función no conserva los datos de permiso de RGPD, por lo que, si lo estamos utilizando en nuestros formularios, no sería el método más recomendado.
Solo se pueden combinar audiencias de 1 a 1, es decir, no se podrían fusionar en una misma operación 2 audiencias o más en una tercera.
Desde cada una de las audiencias podemos exportar sus datos y ver el nº de contactos que tenemos en cada una de ellas. Por lo general, la audiencia más amplia será nuestra audiencia principal y a la que se volcará todos los datos de la audiencia o audiencias secundarias.
En el listado de Audiencias podemos ver claramente cuáles son las dos audiencias que deseamos fusionar y siempre elegiremos en primer lugar la audiencia secundaria que queramos unir a la audiencia principal.
Una vez finalizado el proceso, si nos vamos a nuestra audiencia principal, veremos que se han sumado los nuevos contactos y, de nuevo en el listado de Audiencias, comprobaremos que la audiencia secundaria ha quedado vacía, por lo que podemos eliminarla de nuestra cuenta.
En el siguiente vídeo os mostramos cómo se realizaría:
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Combinando audiencias con etiquetas y/o grupos
Si queremos mantener las etiquetas y/o grupos que tengamos asignados a cada usuario en la audiencia secundaria (la audiencia a fusionar) en la audiencia principal, no podemos utilizar la función de ‘Combinar audiencias de Mailchimp’.
Para ello, hemos de exportar, como medida de seguridad, los datos de las 2 audiencias a combinar y, una vez hecho, revisaremos qué etiquetas y qué grupos estamos utilizando en la audiencia secundaria para, en el caso de que no existan como tal en la audiencia principal, poder crearlos.
Una vez hecho, revisamos el archivo de la audiencia secundaria descargado y ordenamos los campos, guardamos el fichero .csv de la audiencia secundaria como Texto (delimitado por tabulaciones)(*.txt) y los importamos en la audiencia principal.
Comprobamos que se han fusionado correctamente y eliminamos a audiencia secundaria.
Tras finalizar el proceso de fusión, lo hayas realizado según un método u otro, no olvides revisar y actualizar – si es el caso – los formularios de suscripción que tengas activos, para que todos los contactos se graben en la audiencia principal.
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